職場上的大忌

近日政界有一宗離職高官投訴政府在選擇協辦社區活動時有政治動機，遴選過程中有偏幫等等。他表示並非為什麼個人利益，而是希望公眾看清政府所做的一切。結果連日以來我們看見的是他勢孤力弱，而且因為沒有很強而有力的證據，再加上他要對抗的是政府與及一大班官員，加上一班建制派疑似護航，他在這事上顯得吃力不討好，而且形勢很不妙，甚至可以說是徒勞無功。

我不知這事上誰是誰非，只不過，因為這事，我想起我們在職場上一個大忌：就是口講無憑。


工作這麼多年，對內對外有不少交流機會，無論是會面也好談電話也好甚至簡單如電郵。我十分明白並清楚，有什麼談過的，都最好有白紙黑字寫下（電郵也算啦），以免自己蝕底。

為何呢？先講對外吧！你跟任何一個客戶或者工作夥伴首次見面，若果只是風花雪月簡單介紹，當然不緊要，但若當中涉及工作上的決定或者意願，我都會慣性在回到寫字樓後，寫一個電郵給所有參與者。

內容是什麼呢？禮貌表示很高興是次會面是無謂但必要的開場白，最重要是簡略交待你所了解的東西，特別是涉及工作決定或喜好。

為什麼呢？不是說我們信不過誰，只不過，首次見面，有個電郵跟進是禮貌，寫下這些最重要是弄清楚大家當中沒有誤解。因為就算會面也好，當中溝通可能各人的理解不同，亦可能有人會忘記了當時說過了。

所以，大部份正式會議都有會議紀錄。當然你寫這些之前，要請示你的上級－－若果他有份出席會議。

關於電話就更重要，因為只有你跟對方溝通，談過什麼沒有錄音的。若果對方在電話中希望你替他做些什麼，而那些不是一些正規常做的工作，日後又有人可能會問你為何做了這些，保障自己，都請在電話後寫個電郵作證。若果涉及一些很緊急的來電要你怎樣怎樣，或者你叫他在電話給你指示，這個電郵更重要。

你明白嗎？職場上沒有誰是永遠的可信，你不寫這些保障自己，日後有什麼差錯，對方反口不認曾經叫你這樣做，你真的百詞莫辯了。

再講遠一點：假若日後公司有什麼審核，發覺你做這事沒有客戶的同意，你估最後蝕底係邊個？

有關同公司的溝通更重要！正如我說，沒有人是永遠信得過，你越易話為越有人叫你做額外的東西，當然我不是叫大家永遠拒絕執正來做，若果這樣你會很麻煩，但假如真的照做，又有一些是對方的決定，我覺得你做什麼時寫個電郵給對方確認是重要的。

又例如，你不太明白對方寫什麼，當是上司吧！若果你得到答案，我做下一步寫電郵給客戶時，一定會同時放上司在收件人當中。

你是我上司嘛，你收到我的電郵知道我做什麼，日後有什麼事，他都不能獨善其身吧。

若果日後去到有如現時政界那件投訴事件的情況，你估你有實際的證據在手，你會不會著數一點，多把握多一點？

很難一五一十的全部解釋，希望大家小心點，別天真及傻，被人隨時放上檯。